UMA E-Mail Archivierung für kleine und mittelständische Unternehmen

E-Mail-Daten zuverlässig aufbewahren

Sicher archivieren Mail-Server sind inzwischen Organisations- und Archivierungssysteme für uns geworden. Die dauerhafte E-Mail-Nutzung führt dazu, dass, auch bei einer strukturierten Ablage, ein Informationschaos entsteht. Mail-Server stoßen an ihre Grenzen und verlieren somit an Performance. Auch die Lizenz- und Speicher-Kosten steigen. Zudem verfügt der Gesetzgeber, dass E-Mails gesetzeskonform archiviert werden müssen.

Aus diesen Gründen haben wir das Unified Mail Archive (UMA) entwickelt, das alle Anforderungen abdeckt: Entlastung von Mail-Servern, einfaches Dokumentenmanagement von E-Mails und die gesetzeskonforme Archivierung. Überzeugen Sie sich selbst und laden Sie jetzt die kostenlose Testversion.

  • Schutz vor Datenverlust

    Sichere, langfristige und zentrale Aufbewahrung aller E-Mails. Das Unified Mail Archive archiviert alle E-Mails für beliebig lange Zeiträume nach gesetzlichen Vorgaben.

  • Gesetzliche Anforderungen

    Signierung von E-Mails und Dokumenten mit qualifizierten Zeitstempeln und revisionssichere E-Mail-Archivierung nach höchsten Standards (GoBD und BSI TR 03125).

  • Outlook-Plugin und Improt-Tool

    Effizientes Arbeiten und komfortabler Import von E-Mail-Datenbeständen dank vollständiger Outlook-Integration durch unser Plugin.

  • Dokumentenmanagement

    Das intelligente DMS-System sorgt für die automatische Aufbereitung der Daten und stellt diese den Anwendern zur Verfügung.

  • Intuitive Oberfläche

    Die Suche im Google-Style ermöglicht das einfache Finden von Informationen in E-Mails und indexierbaren Anhängen.

  • IT Optimierung

    Steigern Sie die Performance Ihres Mail-Servers durch die Auslagerung historischer E-Mails in das Archiv.

Rechtliches zum E-Mail-Archiv
Die Gesetze zur E-Mail-Archivierung verlangen die unveränderte und unveränderbare Speicherung über sehr lange Zeiträume - 6, 10, 30 Jahre oder sogar ewig. Die Bedeutung der E-Mail-Archivierung geht damit schon lange über die Entlastung eines Mail-Servers hinaus. Das Securepoint Unified Mail Archive (UMA) bietet eine sehr kostengünstige und effiziente Möglichkeit zur permanenten Archivierung der gesamten E-Mail-Kommunikation in einem Unternehmen.

Die Archivierung erfolgt gesetzeskonform, revisionssicher und automatisch nach GoBD (ersetzt GDPdU und GoBS), HGB, AO, Basel II sowie BSI TR 03125, dem höchsten deutschen Standard.

  

Archivierung ist gesetzliche Pflicht! Verstöße dagegen sind eine Straftat!
Achten Sie darauf, seit dem 1. Januar 2017 sind Verstöße gegen die Aufbewahrungs-/Archivierungspflicht nach GoBD kein Kavaliersdelikte mehr: Wer seine Geschäftsunterlagen vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vernichtet oder diese erst gar nicht aufbewahrt, begeht eine Straftat.

 

Das heißt konkret:
Betroffen ist jedes Unternehmen, das digitalen Geschäftsverkehr durchführt. Werden Angebote, Rechnungen, Handelsbriefe etc. digital verarbeitet, z. B. per E-Mail gesendet oder empfangen, MUSS unverzüglich gehandelt werden!

Typ:

E-Mail-Archvierung UMA (Unified Mail Archive)
Verfügbar als Software, virtuelle Maschine oder vorkonfigurierte Hardware (Appliance)

   

E-Mailserver Unterstützung:

Microsoft Exchange®, Hosted Exchange-Postfächern, Tobit David®, Kerio®, MDaemon®, Lotus Notes® etc. und viele weitere E-Mail-Server

   

Kurzübersicht Features:

• Entlastet Mail-Server und vereinfacht Datensicherung
• Erfüllung der Compliance-Anforderungen nach GoBD (ersetzt GDPdU und GoBS), HGB, AO, Basel II und BSI TR 03125
• Leistungsstarke Suchmaschine für E-Mails und Dokumente
• Sortierung, Kategorisierung und Indexierung von E-Mails und Dokumenten
• Automatisches Anlegen von E-Mail-Archivierungspostfächern im laufenden Betrieb
• Microsoft Outlook Integration per Plugin
• Zugriff aus jedem E-Mail-Client per IMAP
• Einfache E-Mail-Wiederherstellung durch Anwender
• Vier-Augen-Prinzip einstellbar unter Berücksichtigung der geltenden Datenschutzbestimmungen
• Automatische Archivierung kompletter E-Mail-Datenströme
• Automatische regelbasierte Aufbewahrung von E-Mails nach gesetzlichen Archivierungszeiträumen
• Umfassende Indizierung aller Elemente (inkl. OCR)
• Import/Massenimport direkt aus Mail-Server
• Import von Microsoft Outlook (PST-Dateien und Outlook Konten)
• Benutzerverwaltung über Active Diretory, LDAP oder mittels lokaler Datenbank
• Integriertes Monitoring und Reporting

   

VM-fähig:

Microsoft Hyper-V®, VMware®, etc.

   

Subscription:

1 bis 5 Jahre buchbar

E-Mail-Daten zuverlässig aufbewahren
Mail-Server sind inzwischen Organisations- und Archivierungssysteme für uns geworden. Die dauerhafte E-Mail-Nutzung führt dazu, dass, auch bei einer strukturierten Ablage, ein Informationschaos entsteht. Mail-Server stoßen an ihre Grenzen und verlieren somit an Performance. Auch die Lizenz- und Speicher-Kosten steigen. Zudem verfügt der Gesetzgeber, dass E-Mails gesetzeskonform archiviert werden müssen. Aus diesen Gründen haben wir das Unified Mail Archive (UMA) entwickelt, das alle Anforderungen abdeckt.

 

Archivierung beliebiger Mail-Server
Kompatibel mit gängigen Mail-Servern wie Microsoft Exchange®, Hosted Exchange-Postfächern, Tobit®, etc. und viele weitere E-Mail-Server.

 

Entlastet Mail-Server/einfache Datensicherung
Erhöht die Leistung eines bestehenden Mail-Servers und gibt Speicherkapazitäten durch die Auslagerung historischer E-Mails frei. Reduziert die E-Mail-Speicher-Kosten dauerhaft, durch regelbasiertes Löschen von nicht benötigten E-Mails. Datensicherungen werden mit UMA drastisch vereinfacht.

 

Automatische Ablage nach Archivierungszeiträumen
Regelbasierte Speicherung von wichtigen E-Mail-Korrespondenzen und angehängten Dokumenten wie Angebote, Rechnungen, medizinische Unterlagen etc.
Automatische Ablage nach gesetzlichen Archivierungszeiträumen für Behörden, Unternehmen, Kliniken, Kanzleien und allen weiteren Organisationsformen. Zusätzliche Anbringung von täglich aktuellen qualifizierten Zeitstempeln sorgt für manipulationsfreie und gerichtsfeste Archivierung.

 

Microsoft Outlook-Plugin und PST-Import
Das UMA Outlook-Plugin ermöglicht eine komfortable Integration des UMA-DMS in die gewohnte Outlook-Oberfläche. Mit der leicht erreichbaren Suche werden E-Mails, Dokumente und Bilder schnell gefunden. Durch einen Klick werden gelöschte E-Mails aus dem Archiv in einen beliebigen Ordner wiederhergestellt.
Einfacher Import von E-Mail-Datenbeständen in das UMA: Mit dem UMA PST-Import Tool besteht die einfache Möglichkeit, E-Mails direkt aus einer Outlook PST-Datei oder einem Outlook Konto in das UMA-Archiv zu importieren.

 

Zeitstempel
Das Securepoint UMA verwendet für die Langzeit-Archivierung qualifizierte Zeitstempel, die täglich jeder UMA automatisch von einem akkreditierten deutschen Trustcenter zur Verfügung gestellt werden. Dies ist von besonderer Bedeutung, denn viele andere Archivierungslösungen verwenden diese nicht. Wenn in das UMAArchiv signierte und nicht signierte E-Mails sowie Dokumente gelangen, wird durch den Einsatz von qualifizierten Zeitstempeln nach gesetzlichen Anforderungen sichergestellt, dass die Daten, die zu einem bestimmten Zeitpunkt vorlagen, nicht manipuliert worden sind. Mit diesen Zeitstempeln können alle E-Mails und Dokumente automatisch, nach gesetzlichen Anforderungen, versehen und archiviert werden.
Mittels einer kryptographischen Signatur wird die Beweiswerterhaltung der Dokumente und E-Mails laufend gesichert. Die Implementation des Langzeitarchivs folgt der Vorgabe der technischen Richtlinie 03125 des Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik – BSI.

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